Корпоративная карта, привязанная к расчетному счету: оплата и преимущества

Содержание

Все компании работают с обязательным открытием расчетного счета, предназначенного для расчетов с контрагентами, уплаты налогов или выполнения других аналогичных операций. Нередко руководство фирмы принимает решение о применении корпоративных карт, с помощью которых обеспечивается возможность оплаты разных расходов.

Понятие корпоративной карты

Корпоративная карта представлена банковским инструментом, который выдается определенным работникам компании, а при этом все эти карты привязаны к одному счету организации. С помощью таких карт могут выполняться разные действия руководством фирмы, к которым относится:

  • оплата расходов, которые имеют какое-либо отношение к основной деятельности предприятия;
  • внесение средств по накладным;
  • оплата разнообразных затрат, которые могут быть транспортными, командировочными или представительскими.

Не применяются такие корпоративные карточки для выплаты работникам зарплаты или иных сумм. Допускается оформлять карты дебетовые или кредитные. Разрешается в одном банке к счету юр лица привязать несколько таких инструментов.

image Что можно оплачивать по корпоративной карте? Фото:myshared.ru

Для использования такой корпоративной карточки надо составить соответствующий договор с банковским учреждением, на основании которого производится их выпуск и обслуживание. В соглашении должны содержаться сведения о том, кто именно из сотрудников будет иметь доступ к этим картам.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов с долгами, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам +7 800 301-79-56 . Это быстро и бесплатно!

К договору прикладываются заявления от этих граждан, а также доверенность от руководства фирмы, на основании которой передаются права пользования инструментом.

Преимущества и недостатки

К плюсам таких карточек относится:

  • допускается снимать наличные средства;
  • сокращаются расходы времени на выдачу многочисленных подотчетных сумм;
  • не возникает необходимость в покупке иностранной валюты, если сотрудники организации отправляются в командировку в другие страны, так как при использовании такой карты при списывании средств будет осуществляться автоматическое конвертирование;
  • в режиме онлайн руководители компании могут контролировать все расходы своих сотрудников;
  • допускается совершать расчеты с другими организации, так как в рамках одного договора не разрешается наличным способом проводить сумму, которая по размеру превышает 100 тыс. руб.;
  • уменьшается риск, что будут утеряны или украдены наличные средства, так как если теряется или крадется карта, то оперативно держатель может ее заблокировать путем быстрого звонка в банк;
  • стоимость обслуживания считается невысокой, причем она в любом случае ниже, чем комиссия, которую приходится уплачивать фирмам при получении наличных средств в банке;
  • на один счет можно оформлять сразу несколько карточек, которые распределяются между ответственными лицами компании, нуждающимися в совершении регулярных расходных операций;
  • пополнять такой счет можно разными способами, причем даже с использованием разных сервисов в интернете, что способствует упрощенному процессу регулирования средств.

Большинство банков, предлагающих возможность оформления корпоративных карточек, предлагают по ним многочисленные скидки и льготы, что считается выгодным для каждого предприятия. 

Предназначение

Каждое предприятие может обладать собственными причинами для оформления корпоративных карт, но наиболее часто это связано с ситуациями:

  • сотрудники регулярно отправляются в командировки;
  • приходится тратить много средств на представительские расходы;
  • проводятся расчеты с поставщиками и другими контрагентами с помощью безналичных переводов;
  • требуется постоянно оплачивать разные канцтовары или услуги, которые являются обязательными для хозяйственной деятельности любого предприятия.

Корпоративная карточка представлена универсальным банковским инструментом, предназначенным для оплаты разных товаров или услуг, требующихся для работы организации.

Для чего можно и нельзя использовать

Все сотрудники фирмы, которым выдаются корпоративные карточки, должны разбираться:

  • какие операции могут проводиться по карте;
  • каков ежемесячный лимит расходов;
  • в какие сроки допускается пользоваться этим инструментом;
  • как и когда предоставляется отчет по карточке;
  • какие документы должны готовиться для отчета;
  • как составляется расписка, на основании которой обязуется гражданин защищать доступ к карте от посторонних лиц.

Что говорят эксперты о корпоративных картах, смотрите в видео:

Допускается тратить средства на хозяйственные нужды предприятия, для оплаты расходов людей, находящихся в командировке, а также для проведения разных сделок с контрагентами.

Хотя существует немного ограничений по корпоративной карте, но они все же имеются, поэтому не допускается с помощью этого банковского инструмента оплачивать операции, которые каким-либо образом связаны с инвестиционной деятельностью, контрактами, составленными с иностранными компаниями, а также с перечислением зарплаты сотрудникам фирмы.

Где можно оформить

Предоставляется возможность для оформления корпоративной карты некоторыми банковскими компаниями, но наиболее часто юр лица предпочитают с этим вопросом обращаться к банкам:

Банк Нюансы выпуска корпоративной карты
Сбербанк Привязать к расчетному счету компании можно три типа карточки. Обычно открытие такого счета является бесплатным, но ежегодно приходится оплачивать обслуживание, стоимость которого варьируется от 1200 руб. до 2,5 тыс. руб. Самыми доступными считаются бюджетные корпоративные карточки. Если снимаются наличные средства, то взимается комиссия в размере от 1 до 3 процентов.
Промсвязьбанк Можно выбрать четыре разные корпоративные карточки, причем они выпускаются для клиентов бесплатно. Стоимость обслуживания варьируется от 200 до 300 руб. в год. При снятии наличных средств приходится уплачивать комиссию, размер которой зависит от суммы, а при этом может достигать даже 8%. Ежемесячно лимит на выдачу средств представлен 7 млн. руб.
Альфа-Банк Корпоративные карточки выпускаются бесплатно, а обслуживание зависит от их типа, но максимально платеж достигает 500 руб. Если руководство фирмы принимает решение снимать наличные средства, то за это приходится уплачивать комиссию, варьирующуюся от 1,5 до 5 процентов.

Существует еще много других банков, предлагающих такой инструмент, но при этом желательно обращаться в организацию, с которой компания сотрудничает достаточно давно.

Как оформляется

Оформления такого банковского продукта считается простым процессом, для реализации которого выполняются последовательные действия:

  • первоначально открывается для компании расчетный счет, причем обычно это требуется выполнять сразу после регистрации фирмы;
  • составляется заявление на получение корпоративной карточки;
  • банк предлагает несколько вариантов пластика, из которых выбирается оптимальная карта, для чего изучаются тарифы, методы пополнения, устанавливаемые лимиты, стоимость обслуживания и другие параметры;
  • выбираются сотрудники, которые получат карточки;
  • ими составляются заявления, которые передаются в банк со списком;
  • составляется договор с банком;
  • в течение нескольких дней будут выпущены банковские инструменты в нужном количестве.

image Какие возможности дает корпоративная карта? Фото:myshared.ru

Таким образом, оформить корпоративную карту в банке, где имеется у фирмы открытый расчетный счет, не составит труда.

Условия и правила обслуживания

При получении такого банковского продукта надо изучить сведения, содержащиеся в договоре. Здесь указываются все лимиты, стоимость обслуживания, а также возможные расходы, которые могут осуществляться по карте. Условия могут меняться в зависимости от вида корпоративной карточки.

Какие нужны документы

Так как обращается организации в тот же банк, где уже имеется открытый расчетный счет, то обычно не требуется много документов. Но работники банка могут потребовать:

  • св-во о регистрации и постановки на учет;
  • справки из других банков, где имеются открытые счета;
  • бухгалтерская или налоговая отчетность;
  • заявление на получение карт от каждого сотрудника, которому будет выдан данный продукт.

Для увеличения лимита может потребоваться предоставление договоров с контрагентами на крупные суммы средств.

Нюансы использования

К основным нюансам ее использования относится:

  • оформить ее можно в банке, где открыт расчетный счет фирмой;
  • получать ее могут любые работники компании, выбранные руководителем;
  • пользоваться картой могут разные сотрудники организации;
  • выпускаться может сразу несколько карт, но все они привязываются к одному счету.

Как оформить корпоративную карту для ООО, расскажет это видео:

За счет этих особенностей пользоваться этим платежным документом очень удобно.

Как пополняется

По функционалу такая карточка схожа с обычными дебетовыми банковскими продуктами. Пополнение возможно безналичными переводами с основного счета. Данная процедура реализуется руководителем предприятия или бухгалтером. Также можно вносить наличные средства через кассу банка.

Таким образом, многие фирмы эффективно пользуются корпоративными картами, обладающими многими плюсами. Они привязываются к одному счету. По ним могут совершаться разные операции, но не допускается переводить зарплату сотрудникам. Если грамотно разобраться в нюансах их использования, то можно пользоваться многими преимуществами.

Бесплатная консультацияВнимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Какие виды карт бывают

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Преимущества специального карточного счета

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Таблица

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета

N Для банка, где открыт расчетный счет в банке N Для банка, где нет расчетного счета компании
1 2 3 4
Х 1 Учредительные документы юридического лица (устав)
Х 2 Решение о создании (реорганизации) юридического лица
Х 3 Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН)
Х 4 Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе на территории РФ (ИНН); уведомление Федеральной службы государственной статистики, подтверждающее регистрацию в органах статистики
Х 5 Протоколы, решения, приказы (или выписки из них) об избрании (назначении) должностных лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также при необходимости доверенности или распорядительные акты на указанных лиц
Х 6 Документы, удостоверяющие личности лиц, имеющих право первой и второй подписи (паспорт (страницы первая и с пропиской))
Х 7 Лицензии в случае осуществления лицензируемого вида деятельности
1 Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц) 8 Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц)
2 Заявление на открытие специального карточного счета 9 Заявление на открытие специального карточного счета
3 Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме) 10 Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме)
4 Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты 11 Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты
5 Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской)) 12 Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской))
6 Карточка с образцами подписей и оттиском печати (если набор прав лиц, указанных в аналогичной карточке к расчетному счету, отличен от необходимого для СКС) 13 Карточка с образцами подписей и оттиском печати

Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.

Оформление корпоративных карт

Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.

Список сотрудников

Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).

Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»

(ЗАО «Сладости Востока»)

Приказ N 62

об утверждении списка сотрудников, имеющих право

использовать корпоративные банковские карты

Г. Москва 9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:

N п/п Должность ФИО
1 Генеральный директор Сладкоежка В. П.
2 Коммерческий директор Упрямый Р. А.
3 Директор по закупкам Скряга В. Г.
4 Менеджер по закупкам Покупайкин Н. Л.
5 Аудитор Ватрушкин В. С.
Генеральный директор Сладкоежка В. П. Сладкоежка

В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.

Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.

Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.

За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.

Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.

На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».

Назад

Корпоративные карты для бизнеса

Банк ЗЕНИТ предлагает юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям международные корпоративные карты платежной систем Mastercard.

Корпоративные карты Банка ЗЕНИТ являются надёжным и удобным средством оплаты представительских, хозяйственных и командировочных расходов в России и за рубежом.

Преимущества

  • Получение наличных без предварительного заказа, оплата товаров и услуг — мгновенно
  • Получение наличных круглосуточно в любом банкомате
  • Оплата товаров и услуг в торговых точках и сети интернет — без ограничений
  • Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм
  • Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств
  • Возможность выпуска необходимого количества корпоративных карт для вашего бизнеса
  • Установление для каждой карты индивидуального лимита расходных операций
  • Контроль за расходованием средств
  • Минимизация риска превышения расходов
  • Повышение лояльности работников предприятия.

На какие цели можно использовать корпоративную карту

  • Безналичная оплата представительских, командировочных расходов
  • Корпоративная карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера
  • Получение наличных денежных средств на хозяйственные и прочие расходы в соответствии с тарифами и условиями обслуживания
  • Заполните заявление на открытие специального карточного счета и заявление на выпуск карты. Подать заявления можно в офисе банка, а также через клиент-банк (в этом случае посещение банка потребуется только для получения карты).
  • Приложите копию паспорта сотрудника, на имя которого будет выпущена карта. В случае необходимости Вы можете заказать корпоративные карты в необходимом количестве на новых сотрудников своей компании.

Заявления, документы, условия

Как начать пользоваться картой?

  • Подайте заявление на выпуск карты Заполнить / подать заявление на выпуск Таможенной карты можно в удобном Вам отделении Банка
  • Откройте расчетный и специальный карточный счет Выпуск Таможенной карты осуществляется только клиентам, имеющим расчетный счет в Банке ЗЕНИТ, дополнительно открывается специальный счет для проведения расчетов с использованием карты
  • Получите карту Получите Таможенную карту в офисе Банка, в котором был открыт счет для проведения расчетов по карте
  • Пополните счет Таможенной карты Переведите на специальный счет карты сумму средств, необходимую для оплаты таможенных платежей

Заявка отправлена Вы находитесь:

В своей деятельности организации и индивидуальные предприниматели постоянно сталкиваются с необходимостью закупать канцтовары, оплачивать хозяйственные и коммунальные расходы, нередко возникает потребность отправить сотрудников в командировку на объект, на обучающие курсы или конференцию. Корпоративные карты в таких ситуациях станут удобным и безопасным способом оплаты бизнес-расходов.

В зависимости от специфики деятельности вы можете оформить карту для расчетов в рублях, долларах США или евро.

Основные преимущества, которые дают вам корпоративные карты:

  • сокращение расходов на выдачу и прием наличных через кассу;
  • экономия времени, ведь оплата товаров и услуг корпоративной картой не займет больше пары минут как в магазине, так и в интернете;
  • безопасность – вы видите движение денег по счету, можете устанавливать лимиты на расходы, в случае утраты карту легко заблокировать.

Обратите внимание, оформление корпоративной карты отличаются от платежных карт для частных лиц. Даже если бизнес-карта заказана сотруднику, она все равно закрепляется за организацией или ИП, поэтому операции по карте должны подтверждаться документами. На покупки обычно предоставляются товарные накладные, товарные и кассовые чеки, при оплате услуг – акты об их оказании, при пополнении карты – расходно-кассовый ордер, авансовый отчет или другой документ в зависимости от источника поступления средств.

Подходят ли корпоративные карты для вашего бизнеса и какие именно выгоды от их использования вы получите, помогут разобраться и заказать карту наши менеджеры. Заполните заявку на сайте, и сотрудники банка свяжутся с вами для подробной консультации.

Почему бизнес выбирает банк ЗЕНИТ? по активам среди российских банков, banki.ru 25 лет на рынке банковских услуг 06 мая 2021 Корпоративная карта — бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.

  • Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
  • Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
  • Как следует регламентировать операции с картой?
  • Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
  • Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
  • Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
  • Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
  • Итоги

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

  • только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
  • кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
  • дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

  • Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
  • Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

  • размер ущерба может быть оценен;
  • вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
  • оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
  • размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
  • работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт

Кт

Содержание

Примечание

55

51

Пополнение корпоративной карты

Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету

55

66

Использование кредитных средств банка

Для кредитной карты и овердрафта

91

55

Списана оплата услуг или комиссия банка по карте

71

55

  1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
  2. Сотрудником получены наличные по карте

Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк

25, 26, 44, 60, 76

71

Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам

Проводка делается на дату принятия отчета

71

57

Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов

  1. В случае если нет оперативного контроля.
  2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)

57

55

Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника

На дату получения отчета банка

91

66

Начислены проценты за пользование кредитными средствами

Для кредитных карт и овердрафта

66

55

Погашен кредит по кредитной карте

Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт».

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий